Wollen Sie Hühner einfangen oder lieber mit einem internen Kommunikationskonzept arbeiten?

Warum Sie sich mit einem Konzept für die interne Kommunikation beschäftigen sollten

Wissen Sie eigentlich, ob Ihre interne Kommunikation wirksam ist? Woran machen Sie das fest? Wie schaffen Sie es, sich nicht vom operativen Geschäft auffressen zu lassen? Und haben Sie eine Vorstellung davon, wie Ihre interne Kommunikation von morgen aussehen soll? Falls Sie diese Fragen nicht beantworten können, wird es Zeit, dass Sie sich mit Ihrer Kommunikationsplanung systematisch auseinandersetzen. Das klingt schwieriger und wissenschaftlicher als es ist.

Welche Vorteile Ihnen ein Konzept bietet

Wenn der Nutzen des Konzepts für Sie klar ist, arbeiten Sie mit mehr Elan und können auch Ihren Chef einfacher überzeugen. Durch das Arbeiten mit Konzept erreichen Sie:

• stärkere strategische Ausrichtung: Sie werden sich mit den Kunden- und Umweltanforderungen, mit der Gesamtstrategie sowie mit den Unternehmenszielen beschäftigen und Ihre Aufgaben daran ausrichten. Die interne Kommunikation ist also kein Selbstzweck, sondern leistet einen klaren Beitrag zum Geschäftserfolg.
• stärkere Effizienz: Durch eine Planung vermeiden Sie Streuverluste und Redundanzen. Jede Maßnahme, jedes Instrument wird passgenau geplant. So auch das Budget. Ein Konzept liefert Ihnen die Argumente, das Budget zu rechtfertigen.
• stärkere Evaluation: Ein Konzept hat feste strategische und operative Ordnungslinien. Durch die klare und stringente Linienführung lassen sich Ziele, Themen und Instrumente präzise überprüfen, Probleme werden erkannt und der Kurs kann optimiert werden. Sie können Ihre Ausgaben und die Wirkung der internen Kommunikation in Relation setzen und argumentieren, warum eine interne Kommunikation wichtig ist.
• stärkere Mitarbeiternähe und Beteiligung: Die Konzeption unterteilt die Gesamtheit der Mitarbeiterschaft in Bezugsgruppen, die über spezifische Kanäle direkt mit den passenden Inhalten angesprochen werden. Somit wird der berühmte Gießkannen-Effekt vermieden. Gleichzeitig stellen Sie mehr Nähe her und schaffen die Basis für eine Beteiligung der Belegschaft.
• stärkere Transparenz: Kommunikation mit System verbessert den Informationsfluss und damit den Durchblick im Unternehmen. Das geordnete Muster von Fakten, Informationen, Berichten und Geschichten hilft den allen, sich ein klares Bild zu machen.

Nicht zuletzt gewinnen Sie als Verantwortliche durch das interne Kommunikationsmanagement
mehr Präsenz und Profil. Denn die konzeptionelle Orientierung steigert die „Performance“ der internen Kommunikationsfunktion.

Womit Sie am besten starten

Sie wollen mit dem Schreiben eines Konzepts beginnen, wissen aber nicht genau, wie Sie vorgehen sollen? Suchen Sie sich zunächst eine Aufgabe, die tatsächlich eine Verbesserung in der internen Kommunikation bewirken kann. Sie können eine solche Aufgabe selbst formulieren, es besteht aber auch die Möglichkeit, mit Ihrem Chef zu sprechen oder im Mitarbeiterkreis nach Verbesserungspotenzial zu befragen.

Im zweiten Schritt erstellen Sie ein Grobkonzept. Das muss nicht lange dauern – schon in zwei Stunden haben Sie die konzeptionellen Schritte einmal angedacht. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Daten und Fakten Ihnen noch fehlen und wo Sie genauer recherchieren müssen. Holen Sie sich anschließend von Ihrem Chef grünes Licht und erarbeiten Sie ein Feinkonzept. Auch hierfür müssen Sie keinen unüberschaubaren Zeitraum einplanen: In ein bis zwei Arbeitstagen – am besten in Klausur – können Sie ein wirksames Konzept erstellen. Vielleicht nehmen Sie Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, dann entsteht das Konzept partizipativ.

Was die Hühner aus der Überschrift mit einem Konzept zu tun haben

Kennen Sie den Spruch „Wir haben keine Zeit, den Zaun zu reparieren, weil wir die Hühner einfangen müssen“? Seien Sie kein Hühnerfänger. Reparieren Sie den Zaun, dann müssen Sie nicht atem- und sinnlos im operativen Geschäft hin- und herjagen. Fangen Sie an, sich grundlegende und systematische Gedanken zu Ihrer internen Kommunikation zu machen: Arbeiten Sie mit einem Konzept.

Weiteren Input zur internen Kommunikation erhalten Sie auf meinem Blog. Lernen Sie zum Beispiel zwölf Erfolgsfaktoren für eine agile interne Kommunikation kennen.

Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, freue ich mich über Ihre Kommentare, Erfahrungen und Anregungen. Natürlich ist Teilen ausdrücklich erwünscht. :-)

Anmerkung:

Ulrike Führmann ist Co-Autorin des Buches “Wie kommt System in die interne Kommunikation”, welches kürzlich in der 3. vollständig überarbeitenen Auflage erschienen ist. Der Wegweiser für die Praxis enthält wertvolle Tipps für all diejenigen, die sich beruflich damit beschäftigen, die interne Kommunikation in Unternehmen zu optimieren. Ich stelle dieses Buch in Kürze hier im Blog vor. Es gibt drei Exemplare zu gewinnen.