Beziehungsratgeber für Unternehmen: vom harmonischen Umgang mit kreativen Dienstleistern - pr-perlen.de

Beziehungsratgeber für Unternehmen – Vom harmonischen Umgang mit kreativen Dienstleistern

Reibung erzeugt Wärme. Ein Zuviel an Reibung sorgt im Geschäftsleben häufig dafür, dass Projekte ins Stocken geraten, länger dauern und nicht die gewünschten Ergebnisse hervorbringen. Die Beteiligten sind frustriert. Leider trifft dies häufig auf die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und kreativen Dienstleistern zu.

Ein Beispiel aus der Praxis

Vor einigen Jahren im Hamburger Speckgürtel. Ein IT-Unternehmen ist gewachsen und will nun auch in der Wahrnehmung seiner mittelständischen Kunden von der Schrauberbude zu einem modernen Beratungs- und Dienstleistungspartner werden. Der Inhaber und Geschäftsführer wünscht sich strategische Beratung für den anstehenden Veränderungsprozess und hat mich angefragt.

Das Erstgespräch in einem Gewerbegebiet in der Peripherie der Großstadt  wird durch den Auftritt eines Mitarbeiters abrupt unterbrochen. Jener, wir nennen ihn Herr Meyer, stellt sich als Halbtags-IT-Mitarbeiter vor und fügt schnell an, dass er sich künftig auch um das Marketing kümmern wolle. War es bis eben noch eine professionelle und fruchtbare Unterhaltung, wird es nun zäh und anstrengend. Herr Meyer wird nicht müde, jeden Satz zu unterbrechen und über seine Brille hinweg stirnrunzelnd pausenlos nach Kompetenzen und Referenzen zu fragen, um diese sofort wieder in Frage zu stellen.
Strategische Beratung brauche man nicht, denn ER, Herr Meyer, habe ja schon einen Plan! Und ein Logo habe er auch schon organisiert – ganz günstig für EUR 200 auf einer entsprechenden Webplattform per Ausschreibung in Auftrag gegeben, freut sich dieser sichtbar über das Superschnäppchen. Mit den neuen Logo sei man „total zufrieden“, präsentiert Herr Meyer stolz ein blaues, leicht windschiefes Quadrat. Ich schaue irritiert zum Firmeninhaber hinüber. Dieser wirkt etwas verloren, während sein ambitionierter Halbtags-ITler nun erst richtig in Fahrt kommt.

ER plane, sämtliche Marketingdienstleistungen per Pitch zu vergeben, fährt Herr Meyer fort. Dafür, und nur dafür könne man meine Unterstützung eventuell in Anspruch nehmen, denn hier fehle es im Unternehmen an Erfahrung. In der näheren Umgebung hat Herr Meyer bereits mehrere „Mini-Agenturen“ ausfindig gemacht. Die Kreativen würden sich sicher freuen, wenn sie ihre Ideen vortragen dürften mit der Aussicht, einen neuen Kunden zu gewinnen. Pitchhonorar? Herr Meyer scheint über meine Frage verwundert zu sein und schüttelt den Kopf… Sollte man bei dem Pitch keinen Partner finden, der den Vorstellungen entspricht, dann würde man wieder auf das bereits erprobte Webportal zurückgreifen. Mit diesem habe man bei der Logoentwicklung ja bereits hervorragende Erfahrungen gemacht und so günstig würde schließlich sonst weder ein Freelancer noch eine Agentur arbeiten. Dort jedoch hätten sie sogar aus acht (!) Vorschlägen auswählen können. Bezahlt habe man nur den, der jetzt seine Verwendung finde. Herr Meyer fühlt sich sichtbar als Platzhirsch, sein Chef schweigt, ich wünsche den beiden viel Erfolg, stelle fest, dass es für mich hier nichts zu tun gibt und empfehle mich freundlich.

„Schatz, wir müssen über unsere Beziehung reden“

Diese Geschichte erzähle ich, weil sie so oder so ähnlich täglich passiert. In Gesprächen berichten Beraterkollegen, Agenturen und kreative Freelancer regelmäßig über ganz ähnliche Erfahrungen mit potenziellen oder bestehenden Kunden aus dem Mittelstand. Und auch für mich war es nicht das einzige Erlebnis dieser Art. Die Gründe dafür sind vielschichtig. Während Berater fehlende Prozesse, ineffiziente Organisationsstrukturen, unklare Verantwortlichkeiten, einen Werteverlust im Allgemeinen und eine miese Unternehmenskultur im Besonderen beklagen, leiden Agenturen und kreative Freelancer hauptsächlich unter mangelnder Wertschätzung und Respekt, dem Fehlen kompetenter Ansprechpartner auf Kundenseite, Preisdumping und unklaren Briefings, die häufig viele Stunden Gratisarbeit und jede Menge Frust nach sich ziehen.

Warum sind gute Beziehungen zu Beratern und Kreativen wichtig für den Erfolg?

Gute Beziehungen beflügeln, halten die Motivation hoch, schaffen Erfolgserlebnisse und bringen alle Beteiligten voran. Schlechte hingegen lähmen, sorgen für Frust auf allen Seiten, negative Energie und letztlich mäßige Ergebnisse. Es gibt also gleich mehrere Gründe, an guten Beziehungen zu arbeiten und dabei einen kritischen Blick auf eigene Einstellungen und Verhaltensweisen zu werfen. Die Erkenntnisse der modernen Psychologie und viele Studien zeigen, dass zwischenmenschliche Interaktion in erster Linie von emotionalen Faktoren getragen wird. Erst dann geht es um die Sache. Je besser ein Unternehmer, Geschäftsführer oder Marketingverantwortlicher die emotionale Gemengelage seines Gegenübers positiv beeinflussen kann, umso eher wird er die Ergebnisse erzielen, die der eigenen Erwartung entsprechen. Was aber heißt das nun im Umgang mit Beratern und Kreativen?

8-Punkte-Liste für den Umgang mit Beratern, Agenturen und kreativen Freelancern

Die folgenden Punkte sind ein Angebot, sich einige Stellschrauben in der Organisation der Arbeit, den Entscheidungswegen, Einstellungen und in der Kommunikation ein wenig näher anzuschauen.

Zuständigkeiten klären

Wer entscheidet im Unternehmen, ob und wie das Projekt umgesetzt wird? Wer nimmt Ergebnisse ab und kann diese kompetent bewerten? Wer ist damit also letztlich der Ansprechpartner für Berater und/oder kreative Dienstleister? Während Berater in den meisten Fällen mit dem Inhaber selbst oder der Geschäftsführung sprechen, werden kreative Freelancer häufig von einem Marketingverantwortlichen angefragt, vom Vertriebsverantwortlichen gebrieft und bei Fragen gern an alle möglichen Mitarbeiter im Unternehmen verwiesen. Auch mein Eingangsbeispiel zeigt, dass hier intern nicht geklärt wurde, welche Rolle der aufstrebende Halbtags-ITler im Rahmen einer möglichen Zusammenarbeit einnehmen sollte. Sollte er der künftige Projektleiter bei der operativen Umsetzung sein? Strategischer Sparringspartner für seinen Chef?

Einstellung überprüfen

Wie sieht das Unternehmen externe Berater, die Agentur oder den kreativen Dienstleister – als Geschäftspartner auf Augenhöhe, als verlängerte Werkbank oder gar als  inselbegabte Spezialisten, die sich über jeden Auftrag freuen und bitte zu jeder Tages- und Nachtzeit funktionieren sollten? Die Einstellung prägt den Umgang und sagt nebenbei eine ganze Menge über die eigene Unternehmenskultur aus. Hier sind wir beim Thema Wertschätzung im Business. Ohne Wertschätzung ist Wertschöpfung dauerhaft unmöglich – davon bin ich überzeugt.

Win-Win-Denken

Na, immer nur den eigenen Vorteil im Blick? Auftraggeber trennen sich am besten gestern von der Vorstellung, dass Dienstleister deshalb so heißen, weil sie dienen und leisten müssen. Es sei denn, sie betrachten Geschäftsbeziehungen generell eher als Quickie bzw. OPS (One-Project-Stand). Lieber öfter mal einen Schritt zurücktreten und sich fragen, was der externe Partner gerade braucht, um Bestleistungen zu erbringen. Wer Win-Win denkt in Bezug auf Geld, Ressourcen, Referenzen etc., der handelt mit Weitblick und wird nachhaltig erfolgreicher sein. Im Zweifel ist es nicht „nur ein Texter“, sondern ein Multiplikator, welcher für die eigene Reputation und das Image nützlich oder schädlich sein kann.

Kein Preisdumping!

Was dürfen wissensintensive Dienstleistungen wie Beratung oder Kreativleistungen wie Grafik, Text und Webdesign kosten? In vielen Unternehmen scheint der Glaube vorzuherrschen, dass Kreative Ideen im Vorbeigehen produzieren und im Prinzip jeder „ein bisschen texten oder gestalten kann. Dass „Kreativsein“ eher eine Art Selbstverwirklichung und Hobby, denn ein ernstzunehmendes Geschäft ist. Wie anders lässt sich erklären, dass viele Unternehmen – wie auch jenes in meinem Eingangsbeispiel – Pitches mit der Erwartungshaltung veranstalten (wollen), dass allein die Aussicht auf den Neukunden Lohn genug für unzählige Arbeitsstunden ist? Wem Referenzen, Mustermappen und ein persönlicher Eindruck nicht für das nötige Vertrauen und eine Entscheidung reichen, der ist gut beraten, einen Pitch als Investition in das eigene gute Bauchgefühl zu betrachten und das entsprechende Budget dafür großzügig zu kalkulieren.

Manch einem Unternehmer oder angestellten Marketingverantwortlichen hilft an dieser Stelle vielleicht die Überlegung, ob und wie häufig er selbst bereit und in der Lage wäre, ein oder zwei Wochen völlig umsonst zu arbeiten – nur, um sich in Konkurrenz mit anderen für ein Projekt zu empfehlen. Ob das IT-Unternehmen aus meinem Eingangsbeispiel wohl jemals darüber nachgedacht hat, etliche Stunden für einen potenziellen Neukunden zu arbeiten, ohne dafür eine Rechnung zu stellen? Oder ob es den selbst kalkulierten Stundensatz hat auf die Hälfte herunterhandeln lassen? Vermutlich nicht. Jede Form der Preisverhandlung zerstört Vertrauen und Motivation.

Vorhaben auf den Punkt bringen

„Machen Sie mal ein paar kreative Vorschläge“ – Na, wiedererkannt? Auftraggeber tun gut daran, das Vorhaben mit allen Anforderungen, Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen intern zu klären, um ein professionelles Briefing für ihren Berater, ihre Agentur oder einen kreativen Freelancer zu erstellen. Nur wenn alle Rahmenbedingungen klar und bekannt sind, kann der externe Dienstleister sein Know-how für das Unternehmen ausspielen. Worum geht genau? Welche Hürden gilt es zu nehmen? Welche Risiken bestehen? Wie hoch ist das Budget tatsächlich?

Professionell agieren

Hier finden wir die Tugenden und Werte wieder, die jeder von uns schon als Kind beigebracht bekommen hat: Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, Offenheit, Fairness, Respekt etc. Muss der kreative Geschäftspartner zehnmal im Unternehmen anrufen, wenn er Informationen benötigt? Fordert das Unternehmen binnen zwei Stunden ein Angebot an, reagiert dann aber wochenlang nicht darauf? Ändert das Unternehmen im laufenden Projekt ständig den Fokus oder die Ansprechpartner? Werden Zeitpläne und Verträge auch von Seiten des Unternehmens eingehalten? Werden Rechnungen pünktlich bezahlt? Wenn hier auf Unternehmensseite aus Unwissenheit oder mit Vorsatz schlampig gearbeitet wird, sabotiert das nicht nur das Projekt, sondern sorgt schlussendlich auch für unbefriedigende Ergebnisse. Beide Seiten sind gefrustet. Jeder möchte sich ernst genommen, in seinen Kompetenzen geschätzt fühlen und entsprechend behandelt werden.

Vertrauen schenken

Kreative Leistungen entstehen nicht von jetzt auf gleich. Wenn das Ergebnis tatsächlich passen soll, sind meistens viele Vorüberlegungen nötig, die Zeit und Geld kosten. Kreative brauchen Freiräume und Vertrauen. Unternehmen, die Kreativen starre Vorgaben machen und schon ganz genau wissen, was sie brauchen und wie das Ergebnis aussehen soll, suchen sich besser einen Abarbeiter oder nehmen das Ganze selbst in die Hand. Im Zweifel ist das die billigere Lösung – in jeder Hinsicht (siehe das nichtssagende und austauschbare Logo in meinem Eingangsbeispiel).

Offen kommunizieren

Klingt banal, ist es aber nicht. Rechtzeitig relevante Fragen stellen, Unklarheiten ansprechen oder offen und direkt Punkte benennen, die für Unmut sorgen. So können beide Seiten in der Zusammenarbeit rechtzeitig nachjustieren. Passiert das nicht, schleppen sich Prozesse, leiden die Nerven und am Ende zahlt mindestens einer drauf.

Schon 2008 hat die IHK Frankfurt einen Kodex zum Umgang mit kreativen Dienstleistungen formuliert. Geändert hat sich in den Köpfen bisher wenig und den meisten Unternehmen scheint es ziemlich egal zu sein, was Dienstleister aus den Bereichen Marketing, Webdesign, Text etc. über sie denken. Da zu einer guten Beziehung immer zwei Parteien gehören, liegen die Ursachen natürlich nicht nur auf Seiten der Unternehmen. Noch immer gibt es Dienstleister, die gratis pitchen, Ideenklau hinnehmen, Konzepte verschenken oder Preisdumping akzeptieren. Auch hier ist reichlich Lern-Luft nach oben.

 

Harriet Lemcke Über Harriet Lemcke
Harriet Lemcke ist Beraterin, Trainerin und Interim Managerin für Unternehmenskommunikation und Organisationsentwicklung und hat langjährige Erfahrung in der internen & externen Kommunikation sowie im Journalismus. In ihrer Arbeit verbindet sie moderne Ansätze in PR und Marketing mit Methoden und Ansätzen aus der Managementlehre und der systemischen Beratung. Sie unterstützt dabei, die Qualität und Effizienz von Kommunikationsprozessen zu verbessern und Ressourcen optimal einzusetzen. Sie haben ein Thema und wollen neue Impulse? Nehmen Sie jetzt Kontakt auf! Zum Beratungsangebot

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